Zorg ervoor dat jouw workflow optimaal is, zodat je geen tijd verliest aan data opschonen.
De budget cycle komt er weer aan. Je kunt daarin dezelfde route nemen als vorig jaar: exporteren, matchen, hopen dat het klopt, of je gebruikt de weken vóór de cycle om de koppeling nu recht te zetten. Dan klik je volgend jaar op refresh, in plaats van op export.
Herkenbaar: elke maand een export uit de boekhouding, tabbladen opschonen, en terwijl je dat doet vraag je je is dit wel zo handig? Dat is je huidige workflow, en die gaat niet vanzelf beter worden tegen de tijd dat de budget cycle begint.
De meeste financials die wij spreken werken nog op dezelfde manier als vorig jaar: een export uit de boekhouding, een tool van een consultant die te veel rekent voor iets simpels, of software die al jaren niet is bijgewerkt. Niet omdat het niet beter kan, maar omdat de aanpassing altijd wordt uitgesteld naar “na de cycle”. Het probleem: na de cycle begint gewoon de volgende maand, met dezelfde export.
“Ik verlies iedere maand opnieuw tijd aan data opschonen.”
Dat is wat we vaak horen. Niet omdat er geen tools zijn, maar omdat de meeste tools de verbinding tussen boekhouding en model niet blijvend oplossen. Elke maand opnieuw kolommen matchen, in plaats van op refresh klikken en verder werken aan de analyse.
De vergelijking
Handmatig process | Met Avesight | |
|---|---|---|
Data | 6 losse csv-exports uit Exact Online, elke maand opnieuw gedownload. | Datasets in Avesight, direct gesynced vanuit Exact Online. |
Model | Financial model v12.09 met minstens 6 tabs: import, cleaning, mapping, controle. | Clean Financial model v1.02 met 3 tabs: W&V, Balans, Mapping. |
Updaten | 15 handmatige stappen, elke maand opnieuw, en breekbaar bij elke nieuwe rekening. | 4 stappen: Excel openen, refreshen, controleren, rapporteren. |
Waar de vertraging echt vandaan komt
Bij de handmatige aanpak zit de vertraging niet in het model zelf, maar in alles daar omheen: inloggen bij de boekhouding, het juiste export filteren, csv’s downloaden, in de juiste map zetten, openen, plakken, controleren. Bij elke nieuwe grootboekrekening breekt de mapping opnieuw, en begint het rijtje weer van voren af aan.
Bij klanten van Avesight draait dit anders. De boekhouding, vaak Exact Online, is direct gesynced met het financial model. Geen losse exports, geen tabbladen met tussenstappen, geen handmatige mapping die elke keer opnieuw kan breken.
De oplossing is niet een dure, uitgebreide tool
Het gaat niet om een groter softwarepakket of een dikkere consultant-factuur. Jij kan het in een keer goed inrichten. Jij kan het zelf: de koppeling tussen boekhouding en model één keer solide bouwen, in plaats van elke maand opnieuw bij elkaar plakken.
Onze klanten draaien inmiddels op gesynced datasets. Sommigen al meer dan een jaar zonder dat er iets aan hoefde te veranderen. Geen onderhoud, geen breekbare koppelingen, alleen een refresh en verder werken aan de analyse.