Je werkt elke maand met dezelfde frustratie: de cijfers zitten in Exact Online, je rapportage staat in Excel, en de brug daartussen ben jijzelf. Exporteren, opschonen, plakken, controleren. En dan begint het volgende maand weer van voren af aan.

Er zijn inmiddels meerdere manieren om Exact Online aan Excel te koppelen. Van gratis maar omslachtig, tot krachtig maar duur. In dit overzicht zetten we ze naast elkaar, zodat jij als financial kunt kiezen wat bij jouw situatie past.

1.  Handmatige export uit Exact Online

De meest gebruikte methode en meteen de meest omslachtige. Ga in Exact Online naar Administratienaam > Import/Export, selecteer jouw export, kies CSV of Excel, en exporteer je gegevens. Daarna: openen, kolommen rechtzetten, koppelen aan je template, controleren.

Elke maand opnieuw. Dit is naar inschatting wat >50% van de financials in het MKB doet. Er is niks mis mee, maar wel een pijnlijk process dat vaak terugkomt.

Voordelen

–    Volledig in eigen hand: je bepaalt wat je exporteert

–    Gratis voor iedere Exact Online gebruiker

Nadelen

–    Exports zijn vaak rommelig: verkeerde kolomnamen, rare coderingen, missende regels

–    Handmatig werk dat foutgevoelig is

–    Iedere maand hetzelfde ritueel herhalen

–    Niet schaalbaar bij meerdere administraties

–    Je moet zelf de juist kolommen interpreteren

Eerlijk gezegd: dit is de aanpak van vijf jaar geleden. Het werkt, maar het is niet van deze tijd.

2.  Exact Online Add-ins voor Excel

Er zijn tools die als add-in in Excel draaien en een directe verbinding maken met de Exact Online API. Bekende voorbeelden zijn Invantive Control, CData, Excel Controller en Order2flow.io.

Op papier klinkt dat ideaal. In de praktijk valt het tegen. Wij spreken financials die deze tools gebruiken, maar toch vastlopend omdat het te technisch is.

Voordelen

–    Data kan naar meerdere bestemmingen: niet alleen Excel, ook Power BI of andere tools

–    Relatief betaalbaar, vanaf circa €40 per maand

Nadelen

–    Forse technische drempel: OAuth-authenticatie, API-endpoints, query's schrijven. Hier zou je je als financial niet te druk om hoeven te maken

–    De meeste van deze tools ogen en voelen alsof ze in 2012 zijn gebouwd (sorry!)

–    Onderhoud bij elke Exact Online API-wijziging ligt bij jou

–    Beperkingen zoals IP-gevoelig

–    Je werkt alsnog met ruwe API data, dus geen opgeschoonde data

Bekijk de websites van deze aanbieders eens. Dan begrijp je wat we bedoelen met 'niet van deze tijd'.

3.  Generieke dataplatformen

Platforms zoals Dataddo of Fivetran positioneren zich als universele datakoppelingen: één platform, honderden connectoren, waaronder Exact Online. Je haalt ruwe API-data op en stuurt die door naar Excel, een datawarehouse, of Power BI.

Wij hebben zelf gebruik gemaakt van Dataddo. We moesten telkens opnieuw inloggen en de dataset refreshen, want er ging wat mis bij het incremental opslaan van de transacties. Ook zijn deze tools vaak wat aan de dure kant, omdat je een pakket af moet nemen.

Voordelen

–    Zelf de verbinding in de hand

–    Werkt ook met andere APIs en databronnen naast Exact Online

Nadelen

–    Fors duurder: vanaf €120 per maand, snel meer

–    De Exact Online-connector is minder stabiel dan bij gespecialiseerde tools

–    De ruwe API-data uit Exact Online is niet analyse-klaar. Je krijgt technische velden terug die je als financial alsnog moet interpreteren en engineeren

–    Je bent bezig met data-infrastructuur in plaats van analyse

Het grote probleem: je lost het data-transportprobleem op, maar niet het data-kwaliteitsprobleem. Als financial zit je nog steeds te puzzelen met ruwe API-output.

4.  Maatwerk API-koppeling laten bouwen

De meest uitgebreide optie: samen met een intern of extern ontwikkelteam een eigen connector bouwen op de Exact Online REST API, gekoppeld aan een datawarehouse en van daaruit naar Excel of Power BI.

Voordelen

–    Volledig eigen beheer, maximale flexibiliteit

–    Beveiliging en dataopslag volledig in eigen hand

Nadelen

–    Duur: implementatie kost al snel €20.000 tot €40.000. En dan begint het onderhoud nog

–    Onderhoudsgevoelig: Exact Online wijzigt regelmatig API-endpoints

–    Je hebt zowel engineering-kennis als finance-kennis nodig in één team

–    Lange doorlooptijd: begin maar eens met een kennismakingsgesprek bij een IT-partner

Dit is de route voor organisaties met een eigen data-team en een budget dat daarbij past. Voor de meeste financials in het MKB is dit geen reële optie.

5.  Avesight — gebouwd voor de financial die geen gedoe wil 

Avesight is specifiek gebouwd voor financials die Exact Online gebruiken en willen rapporteren in Excel of Power BI. Zonder tussenkomst van IT, zonder API-kennis, zonder maandelijks exportgedoe.

Koppel je Exact Online-administratie in een paar klikken. Avesight haalt je financiële data op en levert die als een analyse-klare, leesbare dataset. Direct bruikbaar in jouw financieel model, rapportage of wat dan ook.

Voordelen

–    Analyse-klare datasets: geen ruwe API-data, maar financieel logische structuren die je direct herkent

–    Leesbaar voor de financial, geen IT-kennis nodig

–    Veilig: enterprise-grade beveiliging

–    Eenvoudig te gebruiken: binnen 3 minuten live

–    Betaalbaar: vanaf €39 per maand

–    Live data: altijd actueel, nooit meer handmatig exporteren

–    Grootste plus: mogelijkheid om bedrijfsspecifieke structuur aan te brengen, zoals het mappen van grootboekrekeningen

Avesight lost precies het probleem op dat alle andere opties laten liggen: niet alleen de verbinding met Exact Online, maar ook de vertaling naar data die een financial direct kan gebruiken.

Vergelijking: welke optie past bij jou?

Gescoord op gemak, prijs, implementatietijd en flexibiliteit (★ = slecht, ★★★★★ = uitstekend):

Scroll naar rechts voor de gehele tabel

Klaar om te stoppen met exporteren?

Avesight verbindt Exact Online met Excel en Power BI. Geen IT, geen SQL, geen gedoe. Live in 3 minuten, vanaf €39 per maand.

 → Probeer Avesight via avesight.nl